¿Qué es una hoja electrónica de cálculo?
Una hoja electrónica de cálculo (spreadsheet) facilita la tarea de realizar operaciones numéricas. La hoja electrónica de cálculo es un modelo numérico o la representación de una situación real que hace uso de la computadora para efectuar operaciones numéricas de una manera rápida y exacta. Esta herramienta es ideal para realizar análisis financieros, construir modelos matemáticos y de negocios, eficientizar el proceso de toma de decisiones y resolver problemas.
En términos sencillos, podríamos decir que el uso de una hoja electrónica se reduce a introducir la información que será utilizada y luego indicar a la computadora cómo se desea manipular esa información. En este punto, parecería que con una calculadora de bolsillo podríamos hacer lo mismo, sin embargo, en la medida que aumentemos la cantidad de información y los cálculos que realicemos con ellos, este herramienta se volverá difícil de usar. La principal desventaja de la mayoría de las calculadoras es que se pueden almacenar los números que se introducen, pero no es fácil verlos juntos y esto dificulta el proceso de verificar con exactitud. Además, es difícil modificar los números una vez que fueron introducidos. En contraste, el diseño tipo matriz (renglones y columnas) de una hoja electrónica permite por un lado tener la información visible en pantalla, y por otro, ubicar individualmente los datos en cada casilla (celda).
Adicionalmente se les pueden aplicar diferentes criterios de evaluación (operaciones, fórmulas, ciclos, etc.) para evaluar "automáticamente" la serie de instrucciones predefinidas y aplicar algún formato visual que se adecúe a las necesidades de cada usuario. Otra ventaja de las hojas electrónicas es que agiliza el trabajo ya que se obtienen resultados después de efectuar cálculos a los datos originales, se puede modificar ya sea el proceso o los datos originales para obtener un resultado final diferente.
Proceso de creación de una hoja electrónica de cálculo
La planeación de una hoja electrónica de cálculo requiere de conocer la información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable.
Al crear una hoja electrónica de cálculo, se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Determinar el objetivo final de la hoja electrónica de cálculo, es decir, cuál es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso justificará o no el uso de la hoja electrónica de cálculo. Por ejemplo, un objetivo podría ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar la decisión de llevarlo acabo o no.
- Realizar una lista de información necesaria para poder resolver el problema. Este paso contempla todos los datos básicos (constantes y variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitará costo del transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc.
- Listar los cálculos y fórmulas esenciales para llegar a la solución del problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de los costos de transporte, hotel, comida, etc.
- Introducir los números y etiquetas (o títulos para identificar los datos que se incluyen). Además es recomendable colocar un título al principio de la hoja electrónica, por ejemplo: Viaje a Cancún.
- Introducir las fórmulas en la hoja electrónica de cálculo.
- Interpretación de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar este paso es contestarse la siguiente pregunta: ¿La información resultante tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en inglés, que dice: "Garbage In, Garbage Out" y se refiere al hecho de que si la información que se introduce no es correcta, entonces por ende, los resultados tampoco, no importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujéramos literalmente la frase diría: "Si entra basura, entonces sale basura".
- Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar.
La aplicación de las hojas electrónicas de cálculo en los diferentes medios o ambientes de trabajo es muy extensa. Podríamos mencionar algunas aplicaciones como: en educación, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones, evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos (entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los productos para posteriormente generar estadísticas.
Las hojas electrónicas de cálculo han evolucionado trascendentalmente integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensión de la información generada como gráficas, tablas dinámicas, y ligas a Internet por mencionar algunas, pero la parte más importante de las hojas electrónicas es la aplicación que USTED le dará relacionada a su área laboral.
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